Informativa sul Trattamento dei Dati Personali

ai sensi degli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 ("Codice Privacy")
Ultimo aggiornamento: 10 novembre 2026

La presente informativa descrive come lo Studio Legale dell'Avv. Vassilia Casselli tratta i dati personali di clienti, assistiti, controparti, testimoni e altri soggetti terzi coinvolti nell'attività professionale, nonché dei visitatori del sito www.studiolegalecasselli.it e di chi contatta lo Studio, anche tramite il servizio di segreteria telefonica basato su intelligenza artificiale.

Indice

1. Titolare del trattamento
2. Categorie di dati trattati
3. Finalità e basi giuridiche
4. Dati particolari e giudiziari
5. Utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale
6. Segretario virtuale telefonico
7. Sistemi informatici e fornitori
8. Destinatari dei dati
9. Luogo del trattamento e trasferimenti extra-UE
10. Periodi di conservazione
11. Natura del conferimento
12. Dati di navigazione e cookie del sito
13. Minori
14. Diritti degli interessati
15. Reclamo all'Autorità di controllo
16. Modifiche all'informativa

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è l'Avv. Vassilia Casselli, con studio in Via Rossini 33, 40026 Imola (BO).

• Telefono: 0542 32389
• E-mail: studiolegalecasselli@pm.me
• PEC: vassiliacasselli@ordineavvocatibopec.it

Lo Studio non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti di obbligatorietà previsti dall'art. 37 GDPR. Per qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati è possibile rivolgersi direttamente al Titolare ai recapiti sopra indicati.

2. Categorie di dati trattati

A seconda del rapporto con lo Studio, possono essere trattati:

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, telefono, e-mail, PEC.
• Dati fiscali e contabili: dati necessari alla fatturazione e agli adempimenti fiscali, compresi gli importi dei compensi.
• Dati relativi all'incarico: informazioni e documenti necessari alla consulenza o alla difesa, riguardanti clienti, assistiti, controparti, testimoni e terzi.
• Dati particolari (art. 9 GDPR) e dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR), quando indispensabili per l'incarico (v. punto 4).
• Dati delle telefonate al segretario virtuale: numero di telefono (anche rilevato automaticamente tramite identificativo del chiamante), registrazione audio, trascrizione automatica, riepilogo della richiesta, data, ora, durata e log tecnici della chiamata (v. punto 6).
• Dati forniti tramite sito ed e-mail: dati inseriti nel modulo di contatto, indirizzo del mittente, contenuto e allegati dei messaggi.
• Dati di navigazione: indirizzo IP, data e ora di accesso, pagine visitate e altri dati tecnici registrati dal server web (v. punto 12).

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati non sono utilizzati per profilazione, invio di comunicazioni commerciali o pubblicitarie, finalità statistiche o di analisi comportamentale.

4. Dati particolari e giudiziari

Lo Studio tratta dati particolari (ad es. relativi a salute, vita familiare o sessuale, origine etnica, opinioni politiche o sindacali) e dati relativi a condanne penali, reati o procedimenti giudiziari solo quando ciò sia essenziale per la consulenza o la difesa degli assistiti o di altri soggetti coinvolti.

Base giuridica: necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (art. 9.2.f GDPR), in conformità all'art. 2-octies del Codice Privacy e alle Regole deontologiche per i trattamenti effettuati per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre nel rispetto del segreto professionale forense. Per finalità non strettamente giudiziarie il trattamento si basa sul consenso dell'interessato.

5. Utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale

Nello svolgimento dell'attività lo Studio può avvalersi di strumenti basati sull'intelligenza artificiale (IA) per supporto organizzativo, ricerca, analisi documentale, redazione di bozze, ottimizzazione dei processi interni e gestione delle telefonate in entrata. L'uso di tali strumenti avviene nel rispetto della Legge 23 settembre 2025, n. 132, del GDPR e del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act). Lo Studio garantisce che:

• i sistemi di IA operano esclusivamente come supporto all'attività professionale;
• resta sempre prevalente l'apporto intellettuale dell'Avvocato e dei professionisti dello Studio;
• ogni output generato è sottoposto a controllo e validazione umana;
• le decisioni strategiche, giuridiche e difensive spettano unicamente ai professionisti dello Studio;
• non vengono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati né effettuata profilazione ai sensi dell'art. 22 GDPR;
• i dati relativi a procedimenti giudiziari, i dati particolari e quelli coperti da segreto professionale sono elaborati con strumenti di IA solo previa anonimizzazione o pseudonimizzazione, secondo i principi di liceità, trasparenza, minimizzazione e sicurezza.

Eccezione – segretario virtuale telefonico. Per sua natura, il servizio descritto al punto 6 riceve la voce e il contenuto della chiamata così come esposti dal chiamante e non può anonimizzarli preventivamente. Tali dati sono trattati esclusivamente per gestire la chiamata e riferirne il contenuto all'Avvocato, tramite un fornitore nominato Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR, con cifratura dei dati in transito e a riposo.

Lo Studio seleziona fornitori di soluzioni di IA che offrono adeguate garanzie di conformità normativa e ne vieta l'uso dei dati per finalità proprie.

6. Segretario virtuale telefonico

Le chiamate al numero dello Studio possono essere gestite da una segreteria virtuale basata su intelligenza artificiale. All'inizio della chiamata l'interessato viene informato che sta interagendo con un sistema di IA e che la conversazione è registrata e trascritta (art. 50 AI Act).

6.1 Dati raccolti

• nome, cognome, numero di telefono (dichiarato o rilevato tramite identificativo del chiamante) ed eventuale e-mail;
• registrazione audio della chiamata, trascrizione automatica (speech-to-text) e riepilogo strutturato della richiesta (motivo del contatto, urgenza, richiesta di appuntamento o informazioni su una pratica);
• data, ora, durata della chiamata e log tecnici del servizio;
• eventuali dati particolari o giudiziari che il chiamante riferisca spontaneamente.

6.2 Finalità esclusiva

Registrazione, trascrizione e raccolta dei dati avvengono al solo fine di evadere la richiesta: comprendere il messaggio, riferirne fedelmente il contenuto all'Avvocato e consentirgli di ricontattare l'interessato o fissare un appuntamento. Base giuridica: misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato o esecuzione del mandato professionale (art. 6.1.b GDPR).

I dati raccolti dal segretario virtuale non sono utilizzati:

• per profilazione, comunicazioni commerciali o pubblicitarie;
• per finalità statistiche o di analisi comportamentale;
• per identificazione biometrica (impronte vocali) o analisi dello stato emotivo o del sentiment;
• per addestrare modelli di intelligenza artificiale o algoritmi di apprendimento automatico, propri o di terzi.

6.3 Uso di eventuali dati particolari o giudiziari

Si invita il chiamante a limitare il messaggio ai dati di contatto e all'oggetto generale della richiesta. Qualora vengano comunicati dati particolari o giudiziari, l'Avvocato li utilizzerà esclusivamente per:

1. esame preliminare: comprendere la natura dell'assistenza richiesta, verificare eventuali scadenze processuali o decadenze e preparare il successivo colloquio;
2. verifica dei conflitti di interesse rispetto ad altri assistiti dello Studio (art. 24 Codice Deontologico Forense);
3. esercizio del mandato, se al contatto segue il conferimento dell'incarico o se il chiamante è già cliente dello Studio.

Se alla telefonata non segue un incarico, tali dati non sono utilizzati per altri scopi e sono cancellati nei termini indicati al punto 10. Base giuridica: art. 9.2.f GDPR e art. 2-octies Codice Privacy, sotto vincolo di segreto professionale.

6.4 Chiamate accidentali

Se la registrazione deriva da una chiamata erronea o da un'attivazione accidentale senza una reale richiesta per l'Avvocato, la registrazione e i dati associati sono cancellati immediatamente.

6.5 Cosa accade ai dati della chiamata

• Acquisizione e strutturazione: quanto riferito a voce diventa un file audio temporaneo e una scheda testuale (nome, telefono, data/ora, trascrizione, sintesi del motivo della chiamata).
• Notifica all'Avvocato: la scheda viene inoltrata in tempo reale all'Avvocato tramite il gestionale di Studio o e-mail protetta.
• Inserimento nel gestionale: per i clienti esistenti la nota viene associata alla scheda anagrafica o al fascicolo; per i nuovi contatti viene creata una scheda di contatto preliminare o un promemoria in agenda per la richiamata.
• Accesso riservato: i dati sono consultabili solo dall'Avvocato e dal personale autorizzato tramite credenziali personali, con tracciabilità degli accessi e cifratura.

6.6 Alternative al segretario virtuale

Chi non desidera interagire con il segretario virtuale o essere registrato può interrompere la chiamata, chiedere di parlare con un operatore umano (negli orari di segreteria) oppure contattare lo Studio via e-mail o PEC ai recapiti del punto 1.

7. Sistemi informatici e fornitori

I dati sono trattati con i seguenti sistemi, i cui fornitori operano come Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, in forza di accordi che impongono adeguate misure di sicurezza e vietano qualsiasi utilizzo autonomo dei dati:

8. Destinatari dei dati

I dati non sono diffusi, salvo nei casi espressamente previsti dalla legge (ad es. notifiche per pubblici proclami). Possono essere comunicati, nei limiti necessari:

• all'Avvocato titolare, ai professionisti collaboratori e al personale di segreteria, autorizzati e istruiti (art. 29 GDPR e art. 2-quaterdecies Codice Privacy) e tenuti al segreto professionale;
• ai fornitori indicati al punto 7, in qualità di Responsabili del trattamento;
• nei limiti della deontologia forense e delle norme processuali, ad autorità giudiziaria, controparti e loro difensori, consulenti tecnici, domiciliatari, pubbliche amministrazioni e organi di polizia;
• all'Agenzia delle Entrate e ai consulenti fiscali e contabili, limitatamente ai dati anagrafici, fiscali e agli importi dei compensi;
• ad altri soggetti cui la comunicazione sia imposta da norme di legge.

9. Luogo del trattamento e trasferimenti extra-UE

I dati sono trattati prevalentemente all'interno dell'Unione Europea / Spazio Economico Europeo. Possono verificarsi trasferimenti verso Paesi terzi nei seguenti casi:

• Svizzera (Proton AG): Paese coperto da decisione di adeguatezza della Commissione Europea (art. 45 GDPR);
• Stati Uniti, per alcuni sub-fornitori tecnologici della piattaforma di segreteria virtuale e per i gruppi societari dei fornitori di infrastruttura: sulla base dell'EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza, art. 45 GDPR) o di Clausole Contrattuali Tipo (art. 46 GDPR) con misure supplementari quali la cifratura;
• quando il trasferimento sia richiesto dall'incarico professionale, sulla base del consenso dell'interessato o per esigenze di difesa in giudizio (art. 49 GDPR).

10. Periodi di conservazione

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono raccolti (art. 5.1.e GDPR):

Restano salvi i maggiori termini imposti dalla legge o necessari per la difesa di un diritto in giudizio. Alla scadenza i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

11. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati è facoltativo. Tuttavia:

• il mancato conferimento dei dati anagrafici e delle informazioni indispensabili impedisce la conclusione del contratto di consulenza e difesa; il mancato conferimento di ulteriori dati non impedisce l'avvio dell'incarico ma può pregiudicarne la puntuale esecuzione;
• il mancato conferimento di dati di contatto e motivo della richiesta, al telefono, via e-mail o tramite modulo, impedisce di dare seguito alla richiesta e di ricontattare l'interessato.

12. Dati di navigazione e cookie del sito

12.1 Dati di navigazione

Il server che ospita il sito registra automaticamente, nei log, dati tecnici quali indirizzo IP, data e ora della richiesta, pagina richiesta, browser e sistema operativo. Sono usati solo per garantire sicurezza e corretto funzionamento del sito e per accertare eventuali illeciti informatici, e non servono a identificare gli utenti.

12.2 Dati forniti volontariamente

• Modulo di contatto: i dati inseriti (es. nome, e-mail, messaggio) sono usati solo per rispondere alla richiesta.
• E-mail: l'invio di messaggi agli indirizzi dello Studio comporta l'acquisizione dell'indirizzo del mittente e del contenuto. Le caselle di posta sono strumenti di lavoro dello Studio e i messaggi possono essere letti dal personale autorizzato.

Si invita a non inserire nel modulo o nelle e-mail di primo contatto dati particolari o giudiziari non strettamente necessari.

12.3 Cookie

I cookie sono piccoli file di testo che il sito salva sul dispositivo dell'utente. Il sito utilizza esclusivamente cookie tecnici, necessari al funzionamento, per i quali non è richiesto il consenso (art. 122 Codice Privacy):

Il sito non utilizza cookie analitici, di profilazione o di marketing né pulsanti social che tracciano la navigazione.

L'utente può limitare o bloccare i cookie dalle impostazioni del browser; il blocco dei cookie tecnici può compromettere alcune funzioni del sito (es. invio del modulo di contatto).

12.4 Link esterni

La presente informativa vale solo per questo sito e non per i siti esterni eventualmente raggiungibili tramite link, per i quali si rinvia alle rispettive informative.

13. Minori

I servizi dello Studio che richiedono il conferimento di dati personali tramite sito o telefono sono riservati ai maggiorenni. I dati di minori possono essere trattati nell'ambito di un incarico professionale tramite chi ne esercita la responsabilità genitoriale o la tutela.

14. Diritti degli interessati

Fatte salve le limitazioni previste dalla legge, in particolare dall'art. 2-undecies del Codice Privacy (ad es. quando l'esercizio dei diritti possa pregiudicare lo svolgimento di investigazioni difensive o l'esercizio di un diritto in sede giudiziaria), l'interessato può in ogni momento esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR:

• accesso (art. 15): conferma del trattamento e copia dei dati, inclusi la registrazione audio, se ancora presente, e la trascrizione della chiamata;
• rettifica (art. 16): correzione di dati errati, anche di imprecisioni nella trascrizione automatica;
• cancellazione (art. 17), salvo obblighi legali di conservazione o esigenze di difesa in giudizio;
• limitazione del trattamento (art. 18);
• portabilità (art. 20) in formato strutturato e di uso comune (es. .mp3/.wav per l'audio, .csv/.txt per i testi);
• opposizione (art. 21) ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• revoca del consenso, ove il trattamento si basi su di esso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

I diritti possono essere esercitati anche a voce durante la chiamata al segretario virtuale, con successiva conferma di presa in carico, oppure per iscritto all'indirizzo studiolegalecasselli@pm.me (indicando nell'oggetto "Privacy") o via PEC a vassiliacasselli@ordineavvocatibopec.it. Il Titolare risponde entro un mese dal ricevimento, prorogabile nei casi previsti dall'art. 12.3 GDPR.

15. Reclamo all'Autorità di controllo

Chi ritenga che il trattamento dei propri dati violi il GDPR ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) ai sensi dell'art. 77 GDPR, oppure di rivolgersi all'autorità giudiziaria (art. 79 GDPR).

16. Modifiche all'informativa

Il Titolare può aggiornare la presente informativa, anche a seguito di modifiche normative o dei sistemi utilizzati. La versione aggiornata è pubblicata su questa pagina con l'indicazione della data di ultimo aggiornamento.